Banyak profesional muda yang kerap merasa bahwa bekerja menurut SOP sangat membosankan. Padahal, SOP memiliki manfaat besar dalam menyelesaikan pekerjaanmu. Sebenarnya, apa itu SOP kerja?
Artikel StaffAny ini akan menjawab rasa penasaranmu tentang SOP. Yuk, baca artikel ini supaya kamu makin memahami pentingnya SOP kerja bagi karyawan dan perusahaan.
Pengertian SOP Kerja
Standar Operasional Prosedur (SOP) atau Standard Operating Procedure kerja adalah dokumen yang berisi serangkaian yang berisi serangkaian instruksi tertulis yang ditetapkan oleh perusahaan demi mencapai tujuan atau hasil yang diinginkan. SOP dibuat secara tertulis dalam sebuah dokumen dan berisi tentang prosedur serta langkah-langkah kerja dalam suatu organisasi.
Setiap perusahaan memiliki isi SOP kerja yang berbeda sesuai jenis industri dan proses bisnisnya. Biasanya, SOP berisi tahapan pelaksanaan pekerjaan, lokasi, waktu, orang yang mengerjakan serta cara kerjanya. Pembuatan SOP bertujuan supaya aktivitas atau pekerjaan bisa berjalan dengan baik dan lancar.
Mengapa SOP Sangat Penting dalam Dunia Kerja?
Dalam proses penyelenggaraan administrasi perkantoran SOP dibutuhkan untuk dapat menentukan hasil akhir kerja. Setiap karyawan kantor akan pasti mempunyai cara kerja masing-masing saat melakukan pekerjaannya. Oleh karena itu, perlu dibuatnya sebuah standar dalam melakukan pekerjaan untuk mencapai hasil yang sesuai dengan yang diharapkan.
4 Fungsi SOP Kerja
Perusahaan membuat SOP kerja karena ada tujuan yang ingin dicapai dari prosedur tersebut. Apa saja tujuannya?
1. Mengurangi Risiko Kesalahan
Pimpinan perusahaan atau departemen pasti mengharapkan tidak ada kesalahan atau risiko dalam pekerjaannya. SOP dibuat agar karyawan bisa mengikutinya. Meski kesalahan selalu ada, setidaknya karyawan dapat meminimalisirnya supaya hasilnya tidak fatal.
2. Mengenal Suatu Pekerjaan Lebih Dalam
Karyawan bisa mengenal pekerjaannya lebih dalam karena mereka membaca dan menerapkan SOP kerja. Hasilnya, mereka mampu menyelesaikan tugas dengan lebih baik dan performa kerjanya pun meningkat.
3. Memudahkan Adaptasi
SOP juga bertujuan untuk membantu karyawan baru dalam beradaptasi. Mereka lebih kenal dengan tugas, tanggung jawab, dan kewajiban karena ada SOP.
4. Mencapai Target Perusahaan
Adanya SOP membuat karyawan bisa memberikan hasil terbaik dalam pekerjaannya. Kualitas hasil pekerjaan pun meningkat sehingga perusahaan bisa mencapai targetnya lebih cepat dan efektif.
8 Manfaat SOP Kerja
SOP kerja juga membawa manfaat bagi perusahaan dan karyawan dalam implementasinya. Berikut ini adalah manfaat dari adanya SOP kerja pada perusahaan:
1. Menaikkan Reputasi Perusahaan
Bagi pelanggan atau klien, kehadiran SOP menandakan perusahaan tersebut paham mengenai proses bisnis dan cara kerjanya. Mereka lebih memercayai perusahaan yang paham dan konsisten menjalankan SOP-nya. Reputasi atau nama baik perusahaan pun meningkat dengan adanya SOP kerja.
2. Pedoman Kerja
SOP tidak hanya berisi prosedur dan langkah kerja, tetapi mencakup keamanan dan keselamatan kerja pula. Konten-konten tersebut membuat SOP menjadi pegangan bagi karyawan supaya mereka memahami cara menyelesaikan tugasnya. Mereka juga memiliki pedoman dalam mengantisipasi risiko bahaya di tempat kerja.
3. Memudahkan Pekerjaan
Karyawan justru akan kesulitan menyelesaikan pekerjaannya apabila tidak ada SOP. SOP justru memudahkan penyelesaian tugas dan masalah ketika terjadi kesalahan. Pekerjaan pun lebih selesai lebih efektif dan efisien karena karyawan mengikuti prosedurnya.
4. Menjaga Ciri Khas Perusahaan
Metode dan hasil kerja yang berbeda-beda bisa diseragamkan apabila karyawan mengikuti SOP yang berlaku. Pedoman kerja dalam SOP membantu karyawan menghasilkan produk atau layanan dengan standar yang sama. Ciri khas atau karakteristik perusahaan terlihat lebih kuat dan lebih cepat dikenal di pasar.
5. Memberikan Kejelasan dalam Aturan
SOP juga bekerja sebagai aturan kerja yang wajib dipatuhi oleh semua karyawan. Alasannya, SOP juga mencantumkan rewards dan punishment bagi setiap karyawan yang mematuhi atau melanggarnya. Jadi, SOP bermanfaat pula dalam memberikan aturan yang jelas bagi karyawannya.
6. Sebagai Standar Pelatihan
SOP dibuat untuk sebagai standar pelatihan. SOP digunakan untuk dasar perusahaan atau organisasi dalam memberikan pelatihan standar bagi karyawan baru. SOP juga dibuat sebagai pelatihan tentang pembuatan SOP dalam divisi manajemen lainnya.
7. Sebagai Dokumen untuk Improvisasi Alur Kerja
Dalam melaksanakan tugas organisasi atau perusahaan pasti ada kesalahan yang tidak diinginkan. Untuk mencegahnya dibutuhkan SOP sebagai dokumen dasar hukum prosedur kerja yang berisi serangkaian kumpulan kesalahan-kesalahan alur kerja atau masalah dalam kegiatan operasional untuk diimprovisasikan.
8. Membantu Auditor Manajemen
SOP dibuat sebagai daftar periksa untuk auditor. Penilaian kerja dilakukan sebagai catatan pengamatan kinerja yang karyawan kerjakan. Dalam hal ini, SOP berfungsi sebagai dasar dalam pengembangan daftar periksa audit secara rinci dan jelas.
6 Tips Menyusun SOP Kerja
Kamu pasti sudah menyadari alasan pentingnya pembuatan SOP kerja di perusahaan setelah memahami tujuan dan manfaat di atas. Bagi seorang leader yang ingin membuat SOP untuk departemen atau tim, kamu bisa mengikuti tipsnya di bawah ini.
1. Pahami Hal Teknis dan Non-Teknis
Karyawan akan menjadikan SOP sebagai pedoman dan aturan, jadi kamu harus membuat SOP yang mudah dipahami. Sebelum membuatnya, kamu harus memahami seluruh hal teknis dan non-teknis terkait bidang pekerjaanmu. Isi SOP tidak akan bisa dipahami kalau kamu tidak mengerti seluruh aspek pekerjaanmu.
2. Tambahkan Visual dalam SOP
Kamu perlu menambahkan visual berupa foto atau gambar grafis memperjelas isi SOP-mu. Visual ini berguna untuk mengilustrasikan prosedur atau alur pengerjaan tugasnya. Tampilan visualnya harus menarik dan jelas sehingga karyawan lebih mudah memahaminya.
3. Uji SOP Sebelum Ditetapkan
Ada baiknya kamu menerapkan rancangan SOP sebagai uji coba tersebut sebelum direalisasikan. Jika hasil penerapannya belum sesuai harapan, kamu bisa memperbaikinya agar sesuai ekspektasi. Terapkan juga SOP ini kepada karyawan untuk mengetahui feedback mereka.
4. Jangan Sembarangan Membuat Aturan
Ketika membuat SOP, kamu juga menetapkan beberapa peraturan di dalamnya. Aturan tersebut harus dibuat dengan dasar dan alasan yang kuat serta bertujuan untuk kebaikan karyawan. Pastikan pula semua pihak yang terlibat dalam pekerjaan juga setuju dengan aturan tersebut sebelum ditetapkan sebagai SOP resmi.
5. Efektif dan Efisien
Sebuah SOP bertujuan agar semua pihak akan mudah mengerti apa yang harus mereka kerjakan. Dengan adanya SOP dapat mempermudah semua sistem kerja menjadi lebih efisien dan lebih efektif. SOP sebaiknya dibuat dengan efisien untuk menjaga efisiensi waktu.
6. Pastikan Setiap Aturan yang Dibuat Memiliki Alasan
Setiap pembuatan SOP pasti ada aturan-aturan yang tercatat didalamnya yang memicu pertanyaan-pertanyaan mengenai aturan tersebut. Oleh karena itu, kamu sebaiknya mempunyai jawaban untuk pertanyaannya dan berikan alasan yang masuk akal mengapa aturan tersebut ada.
Contoh Dokumen SOP Kerja di Restoran
Tips di atas sangat berguna dalam pembuatan SOP-mu. Bagi pekerja di bidang food and beverage dan retail, kamu bisa mengikuti contoh SOP kerja di bawah ini jika masih bingung dalam penyusunannya.
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR RESTORAN ABC
Perihal: Pelayanan Konsumen
- Waiter/waitress menyambut tamu yang datang dengan ucapan selamat datang, kemudian mengarahkan tamu ke meja sesuai jumlahnya.
- Waiter/waitress memberikan buku menu dan melayani pertanyaan terkait menu dari tamu.
- Waiter/waitress mencatat pesanan secara detail.
- Waiter/waitress memberikan pesanan kepada tim dapur.
- Waiter/waitress menyajikan hidangan sesuai pesanan tamu dan memeriksa pesanan yang belum diterima.
- Waiter/waitress melayani pembayaran tagihan konsumen dan mengucapkan terima kasih.
- Waiter/waitress membersihkan meja yang sudah selesai dipakai dengan kain lap dan larutan pembersih.
Pandemi Covid-19 pada 2020 turut mengubah alur dan SOP kerja beberapa perusahaan. Sebelum pandemi, karyawan biasa bekerja secara on-site. Perubahan muncul semenjak pandemi melanda dan kamu mulai bekerja secara remote dari rumah. Alhasil, atasan kamu harus memantau alur kerja kamu dan kolega secara online.
Kesimpulan
Itulah beberapa penjelasan mengenai SOP Kerja dan peran pentingnya bagi perusahaan. Tidak hanya SOP, kamu juga memerlukan alat bantu untuk memantau kinerja karyawan, apalagi untuk pekerjaan yang dilakukan secara online. Kabar bagusnya, ada StaffAny, software HRD yang bisa melacak ketepatan waktu dan absensi karyawan lebih mudah.
StaffAny memiliki fitur absen di tempat dengan sistem geo tagging sehingga lebih praktis dan karyawan tidak akan bisa mengelabui sistem absensi saat melakukan absen. Kamu pun tidak akan repot melihat laporan absen mereka karena bisa dipantau dalam aplikasi ini. Tertarik mencobanya? Hubungi StaffAny melalui WhatsApp untuk informasi lebih lanjut dan mendapatkan free trial software ini.
