Kebutuhan Software Payroll untuk Bisnis Kecil di Industri F&B dan Ritel
Saat ini, software payroll telah bertransformasi menjadi program software yang dapat membantu pengguna menyelesaikan proses yang dibutuhkan dengan lebih cepat dan efisien.
Mengapa Bisnis Kecil Harus Berinvestasi dalam Software Payroll?
Proses payroll terasa seperti salah satu hambatan terbesar dalam menjalankan bisnis karena membutuhkan waktu berhari-hari untuk menyelesaikan seluruh proses.
Selain itu, jika bisnis berjalan di beberapa lokasi atau outlet, maka memastikan proses payroll yang standar sesuai dengan badan kepatuhan lokal dan regional menjadi tantangan lain. Bayangkan berapa banyak waktu yang harus dialokasikan oleh bisnis UKM untuk menyelesaikan proses payroll jika dilakukan secara manual.
Umumnya, bisnis mendedikasikan beberapa jam setiap minggunya untuk menangani proses payroll, yang durasinya bervariasi berdasarkan metode dan alat yang digunakan. Jika Anda memecahnya, proses payroll yang memakan waktu tersebut harus melalui beberapa aktivitas penting berikut ini.
1. Pengumpulan data karyawan
Mengumpulkan informasi tentang karyawan sangatlah penting. Ketika perusahaan mengumpulkan data yang akurat tentang detail ini dari karyawan mereka, hal ini akan membantu memastikan bahwa pemotongan gaji adil dan sesuai dengan latar belakang tenaga kerja yang beragam.
2. Mencatat salinan dokumen
Pencatatan yang akurat sangat penting untuk memastikan bahwa karyawan menerima gaji yang benar dan bisnis tetap mematuhi peraturan. Oleh karena itu, Anda harus memiliki file kertas yang terorganisir untuk menyimpan salinan fisik dokumen karyawan.
3. Tentukan jadwal pembayaran gaji
Setelah Anda mendapatkan informasi karyawan yang benar, tentukan seberapa sering Anda ingin membayar tim Anda, bisa dua kali sebulan, atau sebulan sekali. Apapun yang Anda pilih, pastikan karyawan Anda tahu kapan tanggal gajian. Dan, Anda perlu memahami bahwa seberapa sering Anda membayar akan mempengaruhi berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk memproses gaji Anda. Misalnya, jika Anda membayar setiap dua minggu, maka akan membutuhkan waktu lebih lama karena ada lebih banyak dokumen yang harus dilacak dibandingkan dengan gaji bulanan.
4. Melacak waktu dan kehadiran
Manajemen payroll dan pencatatan waktu kehadiran berhubungan erat. Jam kerja mereka menentukan berapa banyak mereka dibayar. Jadi, penting untuk memiliki sistem yang baik untuk mencatat jam kerja mereka secara akurat. Selain itu, jangan lupa untuk melacak hal-hal seperti istirahat makan siang dan waktu cuti untuk memastikan semua orang dibayar dengan benar.
5. Menghitung item dan potongan gaji
Setelah Anda memantau jam kerja, langkah selanjutnya dalam payroll adalah menghitung potongan. Mulailah dengan menentukan penghasilan sebelum potongan. Kemudian, pertimbangkan potongan-potongan tertentu, seperti potongan BPJS.
6. Membayar karyawan
Sekarang Anda harus tahu berapa banyak yang dibawa pulang oleh karyawan Anda setelah perhitungan potongan, dan inilah saatnya untuk melakukan payroll. Apakah mereka suka dibayar melalui setoran langsung, kartu gaji, atau cek yang dicetak, penting untuk memastikan mereka mendapatkan jumlah yang tepat tepat waktu. Jika Anda melakukan payroll secara manual, ingatlah bahwa hari libur nasional dapat menunda pembayaran setoran langsung, jadi ingatlah hal tersebut saat memproses gaji.
7. Menerbitkan slip gaji
Semua pemberi kerja harus mengeluarkan slip gaji kepada karyawan yang tercakup dalam Undang-Undang Ketenagakerjaan. Slip gaji ini harus diberikan dalam bentuk soft copy dan hard copy kepada setiap karyawan.
Singkatnya, baik Anda baru memulai atau menjalankan jaringan atau gerai kecil, penting untuk memiliki sistem payroll yang baik. Selain itu, Anda akan melalui sejumlah proses panjang seperti yang dijelaskan di atas untuk membuat payroll sukses.
Namun, mempekerjakan orang untuk menangani payroll secara internal bisa jadi mahal, terutama untuk bisnis kecil dengan jumlah karyawan yang sedikit. Oleh karena itu, banyak bisnis UKM di Indonesia menggunakan software payroll untuk membantu mereka menyelesaikan proses payroll.
Fitur Penting Wajib Ada dalam Software payroll yang Terpercaya
Sebagai tulang punggung proses kompensasi organisasi, software payroll yang mumpuni harus memiliki sejumlah elemen penting. Apa saja fitur-fitur penting dari software payroll yang perlu diperhatikan oleh perusahaan Indonesia? Periksa daftar di bawah ini.
1. Manajemen Data Karyawan
Inti dari software payroll terletak pada pengelolaan informasi karyawan secara akurat, yang mencakup detail pribadi, kontrak kerja, pajak, dan informasi bank. Manajemen data yang efektif memastikan perhitungan gaji yang tepat dan komunikasi yang efisien dengan karyawan.
2. Pelacakan Waktu Kehadiran dan Cuti
Pemberian kompensasi kepada karyawan secara akurat bergantung pada pelacakan jam kerja. Komponen waktu dan kehadiran dalam sistem payroll mencakup pencatatan kehadiran karyawan, waktu istirahat, cuti, dan jam lembur. Hal ini dapat dilakukan melalui lembar waktu manual, jam waktu, atau solusi sistem payroll online. Pelacakan yang tepat ini mengurangi ketidaksesuaian dan memastikan pembayaran yang adil bagi karyawan.
3. Perhitungan Upah
Di restoran dan kafe, memastikan staf dibayar dengan benar adalah hal yang sangat penting. software payroll yang baik menambahkan hal-hal seperti gaji reguler, upah per jam, bonus, dan banyak lagi, sambil juga memperhitungkan pajak dan tunjangan. Dengan menggunakan aturan yang telah ditetapkan, software payroll ini melakukan penghitungan untuk Anda, memastikan semua orang mendapatkan gaji yang benar tanpa kesalahan dan menghemat waktu.
software payroll yang baik dapat membantu Anda menghitung komponen gaji yang disesuaikan dengan shift, seperti gaji reguler, gaji prorata untuk bulan yang tidak lengkap, shift akhir pekan, dan tunjangan lembur. Dengan kemudahan penghitungan item-item gaji yang dapat disesuaikan ini, Anda tidak perlu lagi khawatir dengan keakuratan porsi gaji setiap karyawan.
4. Aspek Kepatuhan dan Hukum
Memastikan kepatuhan terhadap standar hukum dan peraturan adalah aspek penting dari software payroll yang efektif. software ini harus selaras dengan undang-undang ketenagakerjaan, peraturan, dan undang-undang perlindungan data, serta menyertakan langkah-langkah keamanan untuk melindungi informasi karyawan yang sensitif dan mencegah akses yang tidak sah. Kepatuhan terhadap peraturan ini tidak hanya melindungi organisasi dari konsekuensi hukum, tetapi juga menumbuhkan kepercayaan karyawan.
Siapa Penyedia Software payroll Terpecaya untuk Bisnis Kecil?
Setelah mengetahui kriteria apa saja yang perlu diperhatikan dalam menentukan software payroll yang handal, Anda mungkin bertanya siapakah penyedia sistem payroll untuk usaha kecil? PayrollAny dari StaffAny adalah salah satu software payroll yang mendukung operasional bisnis kecil, terutama startup yang berfokus pada industri F&B.
software payroll seharusnya tidak menambah waktu untuk tugas-tugas seperti menyeimbangkan cuti dan jam kerja tambahan atau manajemen tunjangan dan menyinkronkan komponen-komponen tersebut ke dalam slip gaji. Ucapkan selamat tinggal pada silo dan penarikan data secara manual! PayrollAny dibangun langsung di atas sistem penjadwalan dan absensi. Anda juga tidak akan lagi mengalami masalah dalam mengubah timesheet menjadi slip gaji karena PayrollAny hanya membutuhkan tiga langkah mudah untuk mengubah perhitungan timesheet menjadi detail slip gaji.
Singkatnya, menggunakan software payroll seperti PayrollAny memastikan pembayaran gaji yang akurat dan tepat waktu, membantu perhitungan dan kepatuhan pajak, dan berkontribusi pada penghematan biaya secara keseluruhan. Usaha kecil kemudian dapat lebih fokus pada pertumbuhan dan mengurangi tugas-tugas administratif.
