Bukan rahasia lagi bahwa sektor makanan dan minuman dan ritel memerlukan jam kerja khusus dan daftar pekerja shift penuh waktu dan paruh waktu untuk memberikan layanan tanpa gangguan kepada pelanggan. Mencari tahu daftar pekerja, menegakkan jadwal, melacak waktu dan kehadiran, serta menjalankan payroll bisa menjadi mimpi buruk!
Belum lagi, di akhir setiap bulan, komponen payroll dari setiap karyawan yang bekerja shift ini harus dicatat dengan cermat agar sesuai dengan metrik gaji yang disepakati dalam kontrak kerja dan apa yang sebenarnya dilakukan oleh setiap staf. Proses ini rumit dan memakan waktu jika dilakukan secara manual menggunakan pena dan kertas atau lembar excel. Namun dengan adanya software payroll, kerumitan dalam menjalankan payroll untuk pekerja shift dapat sangat berkurang.
Mari kita bahas cara menangani payroll untuk pekerja shift, dengan melihat bagaimana software membuat setiap langkah menjadi lebih mudah mulai dari absensi hingga penerbitan cek gaji.
Cara Menangani Payroll untuk Pekerja Shift
1. Jadwal
Sejak awal, manajer mengoordinasikan kapan karyawan akan bekerja, memastikan ada cukup staf untuk setiap shift dan jam kerja setiap orang sesuai dengan kebutuhan bisnis dan persyaratan peraturan. Hal ini melibatkan pertimbangan faktor-faktor seperti ketersediaan karyawan, tingkat keahlian, dan permintaan atau preferensi tertentu. Jika manajer menggunakan software daftar nama untuk merencanakan kapan karyawan akan bekerja, maka software akan membuat jadwal berdasarkan hal-hal seperti siapa yang tersedia, keterampilan mereka, dan permintaan khusus apa pun.
Dengan software, manajer memasukkan rincian ini, dan sistem akan membuat jadwal secara otomatis, mengoptimalkan tingkat kepegawaian dan meminimalkan konflik. Sistem ini memungkinkan penyesuaian yang mudah, memberikan notifikasi untuk perubahan, dan meningkatkan komunikasi di antara manajer dan karyawan, menyederhanakan manajemen tenaga kerja dan memastikan kelancaran operasional bisnis.
2. Timesheet
Karyawan mencatat jam kerja mereka di selembar kertas, mencatat kapan mereka memulai dan menyelesaikan setiap shift. Hal ini memastikan bahwa mereka dibayar dengan jumlah yang tepat untuk waktu yang mereka berikan. Dengan software, karyawan dapat dengan mudah memasukkan jam kerja mereka, dan sistem akan menghitung total waktu kerja mereka, termasuk waktu lembur atau istirahat. Manajer juga dapat meninjau dan menyetujui lembar kerja secara digital, menyederhanakan proses dan meningkatkan efisiensi.
3. Konsolidasi dan Tabulasi Data Absensi
Di tahap ini, HR menggunakan software payroll untuk mengumpulkan dan mengatur semua informasi absensi. Mereka kemudian menggunakan data ini untuk menghitung berapa banyak karyawan yang harus dibayar, dengan memperhitungkan hal-hal seperti jam kerja, lembur, dan penyesuaian lainnya.
4. Mencatat ke payroll
Tahap ini melibatkan memasukkan semua informasi yang diperlukan seperti jam kerja, lembur, potongan, dan pajak jika ada ke dalam software payroll dan memprosesnya untuk menghasilkan pembayaran gaji yang akurat bagi karyawan.
5. Menambahkan item pembayaran khusus jika diperlukan
Dalam beberapa kasus, mungkin ada pembayaran atau tunjangan khusus yang perlu dimasukkan dalam perhitungan payroll, seperti bonus untuk kinerja yang luar biasa atau perbedaan shift untuk bekerja di luar jam kerja. Item-item pembayaran khusus ini ditambahkan ke sistem payroll untuk memastikan bahwa karyawan mendapatkan kompensasi yang adil dan sesuai dengan kebijakan perusahaan.
6. Menerbitkan slip gaji
Setelah perhitungan payroll selesai, karyawan menerima slip gaji yang merinci pendapatan mereka untuk periode pembayaran. Ini berfungsi sebagai catatan transparan atas penghasilan mereka dan membantu karyawan memahami bagaimana gaji mereka dihitung.
7. Mengeluarkan file bank untuk pembayaran massal
Dalam pemrosesan payroll manual, tugas ini melibatkan pengumpulan, pengorganisasian, dan pemasukan detail pembayaran secara manual ke dalam sistem bank, yang dapat memakan waktu. Namun, dengan menggunakan software payroll, proses ini dapat dipercepat dengan mengakses data yang tersimpan untuk menghasilkan dokumen digital yang berisi informasi pembayaran untuk setiap karyawan, yang kemudian dikirim ke bank perusahaan untuk transfer gaji elektronik.
8. Merangkum BPJS dan dana-dana lain yang diperlukan
Administrator payroll meninjau data payroll untuk meringkas kontribusi ke dana wajib seperti BPJS atau dana lain.
Tips Memetakan Software payroll yang Sesuai untuk Pekerja Shift
Selain memahami setiap tahapan proses payroll untuk pekerja shift, berikut adalah empat tips dalam memetakan software payroll yang sesuai dengan bisnis Anda.
1. Ketahui jumlah karyawan Anda.
software payroll umumnya mengenakan biaya berdasarkan jumlah pekerja dalam satu siklus payroll. Oleh karena itu, penting untuk mengetahui berapa jumlah pekerja yang akan didaftarkan ke software payroll.
2. Pilih software payroll dengan fitur jadwal shift dan absensi.
Penjadwalan karyawan merupakan hal yang krusial bagi manajer dan tim HR dalam bisnis, terutama yang memiliki sistem shift. Penjadwalan yang baik dengan timesheet yang akurat akan membuat alur kerja terkontrol dengan rapi dan mudah dilacak untuk keperluan payroll.
3. Cari integrasi payroll.
Dengan memiliki integrasi payroll sebagai layanan, perusahaan dapat menghilangkan kebutuhan entri data manual dan merampingkan pemrosesan payroll, sehingga secara signifikan mengurangi tugas-tugas administratif yang terkait seperti memeriksa data kehadiran dan cuti, penghitungan absensi, serta kompensasi dan dana.
4. Sediakan fitur item gaji khusus.
Item gaji khusus penting bagi pekerja shift karena memungkinkan struktur kompensasi yang disesuaikan yang secara akurat mencerminkan sifat unik dari jadwal kerja mereka. Misalnya, dalam industri makanan dan minuman, item upah khusus untuk pekerja shift dapat berupa “perbedaan shift malam”, yang memberikan kompensasi tambahan bagi karyawan yang bekerja pada jam-jam lembur untuk memperhitungkan ketidaknyamanan dan potensi dampaknya terhadap jadwal pribadi.
Mengapa PayrollAny Sangat Cocok untuk payroll Kerja Shift
PayrollAny dibangun berbasiskan sistem penjadwalan dan kehadiran yang canggih, khususnya model manajemen kerja shift. Dirancang untuk memenuhi kebutuhan frontliner di industri F&B, Ritel, dan Kesehatan, sistem terintegrasi ini menyederhanakan proses payroll, sehingga tidak perlu lagi mengacak dan mengkonsolidasikan data secara manual.
Dengan PayrollAny, saatnya untuk meninggalkan spreadsheet karena sistem ini memiliki fitur yang secara otomatis mengkonsolidasikan absensi dari semua pekerja shift Anda, memasukkannya ke dalam formula yang kuat yang secara otomatis menghasilkan payroll yang akurat.
Dalam sistem PayrollAny, bisnis yang berbeda juga akan menemukan item gaji khusus yang dirancang khusus untuk memenuhi kebutuhan komponen gaji dalam lingkungan bisnis yang beragam. Formula khusus PayrollAny menangani struktur gaji unik Anda dengan mudah, apakah itu pengganda lembur, bonus kehadiran, tunjangan makan, atau item gaji khusus lainnya.
Dengan PayrollAny, pengguna juga akan mendapatkan sejumlah fitur StaffAny lainnya untuk optimalisasi operasional F&B, seperti penjadwalan, CICO, dan smart timesheet.
Dengan alat penjadwalan, Anda dapat merencanakan jadwal dengan lebih efisien, sehingga membantu mengendalikan biaya dengan lebih baik dan lebih cepat.
Sistem absensi kami lebih dari sekadar memberikan informasi; sistem ini memberikan rincian kehadiran yang akurat kepada HR secara instan, menyelesaikan masalah yang disebabkan oleh komunikasi yang buruk.
Selain itu, smart timesheets membantu mempercepat pelacakan waktu dan mengelola catatan kehadiran.
Kesimpulan
Kesimpulannya, kehadiran PayrollAny membuat integrasi tanpa batas antara penjadwalan, ketepatan waktu, dan penghitungan payroll, sehingga manajer dapat memastikan kompensasi yang akurat dan tepat waktu untuk karyawan mereka. Dan pada akhirnya mereka dapat lebih fokus dalam memberikan pelayanan terbaik kepada pelanggan.
Apakah Anda merasa payroll untuk pekerja shift rumit untuk dilakukan? Jadwalkan demo dengan kami dan kami akan membantu Anda menemukan solusi yang paling sesuai dengan kebutuhan Anda.
