Sebagai orang yang bekerja di bidang HRD, kamu harus mengetahui bagaimana cara membuat slip gaji dengan benar dan rapi. Hal ini sangat penting lho, baik untuk perusahaan maupun untuk karyawannya. Maka dari itu, kamu harus mampu membuatnya dengan benar dan rapi.
Lantas, bagaimana sih cara membuat slip gaji dengan benar dan rapi? Yuk simak penjelasan lengkapnya di bawah ini!
Apa Itu Slip Gaji Karyawan?
Secara garis besar, slip gaji merupakan bukti resmi rincian nominal upah yang diberikan oleh sebuah perusahaan kepada karyawannya. Di dalamnya, terdapat rincian komponen upah yang diterima karyawan per bulannya.
Di dalamnya biasanya berisi berbagai macam informasi yang berkaitan dengan rincian upah dari seorang karyawan. Misalnya, besaran gaji pokok, tunjangan makan dan transportasi, besaran potongan pajak, besaran potongan iuran BPJS, serta tunjangan lainnya yang didapatkan karyawan tersebut.
Baca juga: Sudah Tahu Perbedaan UMR dan UMK? Ini Penjelasan Lengkapnya!
Mengapa Slip Gaji Penting?
Bagi sebuah perusahaan, lampiran upah karyawan ini merupakan dokumen penting agar perusahaan tidak salah dalam membayar upah karyawannya sekaligus sebagai catatan arsip atau pendokumentasian besaran upah yang dibayarkan oleh perusahaan.
Sedangkan bagi karyawan itu sendiri, kamu dapat menggunakannya untuk berbagai keperluan yang memang membutuhkan lampiran terkait seperti pengajuan KPR, pengajuan kredit atau pinjaman modal, dan bahkan ketika kamu ingin mengajukan permohonan visa.
Dengan berkembangnya teknologi, kini lampiran upah tidak lagi diterbitkan dalam bentuk kertas polio, melainkan bisa dibuat dalam format digital seperti xlsx, word, atau bahkan dapat diakses secara online.
Biasanya, HR akan mengirimkan slip gaji kepada seorang karyawan secara online setiap bulannya ke email mereka. Namun, dengan adanya sistem HRIS (Human Resources Information System), karyawan juga dapat mengakses lampiran upah mereka sendiri melalui aplikasi.
Baca juga: Informasi Perhitungan Pesangon Mengundurkan Diri
Cara Membuat Slip Gaji Menggunakan Word atau Excel
Cara pembuatan slip gaji karyawan sebenarnya tidaklah terlalu sulit. Saat ini, Anda dapat menggunakan aplikasi khusus atau Anda bahkan dapat membuatnya menggunakan Microsoft Excel atau Microsoft Word. Pastikan saja Anda memasukkan semua komponen upah karyawan dan periksa kembali keakuratan data karyawan yang diinput.
Komponen Slip Gaji
Dalam slip gaji karyawan, ada beberapa hal penting yang harus diperhatikan oleh setiap perusahaan, terutama yang bekerja di bagian HR. Salah satunya adalah informasi terkait bisnis yang Anda jalankan, seperti nama bisnis, alamat kantor, logo perusahaan, dan nomor telepon kantor Anda.
Selain itu, seorang HR juga harus memiliki data pribadi dari karyawan tersebut yang meliputi nama lengkap, NIK, jabatan atau posisi, status kontrak pekerja, nomor NPWP, serta informasi rekening bank karyawan tersebut. Selanjutnya isikan data-data seperti rincian gaji dan tunjangan lain yang diterima. Masukkan komponen gaji karyawan sesuai kebijakan perusahaan.
Tentu saja tiap perusahaan memiliki rincian informasi yang berbeda beda dalam lampiran slip gaji karyawan, namun setidaknya berikut ini poin umum yang mesti tertera di dalam slip gaji:
- Informasi perusahaan: Nama perusahaan, Alamat hingga kontak perusahaan
- Data karyawan: Nama karyawan, Jabatan, Nomor Induk Karyawan
- Rincian gaji:
- Gaji pokok
- Tunjangan (transportasi, komunikasi, makan, dan hal-hal lain yang bersyarat)
- Gaji tambahan (lembur)
- Bonus dan/atau Tunjangan Hari Raya
- Bonus lainnya (tergantung kebijakan masing-masing perusahaan)
- Potongan gaji:
- Iuran (asuransi atau BPJS)
- Pajak penghasilan (PPh 21) yang dibayarkan oleh perusahaan
- Penalty
- Potongan lainnya (tergantung kebijakan masing-masing perusahaan)
- Hal-hal penting lainnya (tergantung kebijakan masing-masing perusahaan)
- Tanggal diterbitkannya slip gaji tersebut
Pada dasarnya, komponen yang harus tercantum di dalam slip gaji seorang karyawan adalah rincian bayaran total yang didapatkan karyawan pada bulan tersebut. Ketentuan gaji seorang karyawan sendiri sudah ditentukan dalam UU No.13 tahun 2003 terkait Pengupahan.
Baca juga: Mengetahui Pengaruh Insentif Terhadap Kinerja Karyawan
1. Cara Membuat Slip Gaji Menggunakan Ms Word
Berikut ini adalah langkah-langkahnya yang dapat kamu ikuti:
- Buka aplikasi Microsoft Word pada komputer kamu
- Kemudian buat desain format slip gaji karyawan yang berisi semua komponen penting yang mesti ada
- Kamu dapat menggunakan tabel sesuai desain format yang diinginkan
- Masukkan data-data karyawan yang dibutuhkan secara manual
Selain harus memasukkan data secara manual, di dalam Microsoft Word kamu juga harus melakukan penambahan dan pengurangan secara manual karena tidak dapat menggunakan rumus otomatis.
2. Cara Membuat Slip Gaji Menggunakan Excel
Berikut ini adalah langkah-langkahnya jika menggunakan Ms Excel:
- Buka aplikasi Microsoft Excel pada komputer kamu
- Buat database dari semua jumlah karyawan yang akan digaji pada Sheet 1.
- Buat desain formatnya untuk masing-masing karyawan pada Sheet 2.
- Isi rincian yang ada menggunakan rumus otomatis. Kamu dapat menemukan rumus-rumus tersebut di mesin pencari seperti Google.
- Jangan lupa juga untuk menambahkan Pajak Penghasilan (PPh).
Setelah kamu membuat slip gaji Excel, kamu juga dapat mengintegrasikannya ke dalam Microsoft Word lho. Jadi sebaiknya kamu membuat di Excel terlebih dahulu saja.
3. Pembuatan Slip Gaji Aplikasi Gratis
Tanpa disadari, membuat format slip gaji karyawan secara manual dengan Microsoft Word dan Excel akan memakan banyak waktu dan resources perusahaan.
Bayangkan apabila kamu harus mengulangnya untuk setiap karyawan setiap bulannya. Belum lagi jika kamu hendak memberikan THR, bonus, atau pendapatan tidak rutin lainnya. Pasti akan memakan lebih banyak waktu bukan?
Oleh karena itu, kamu sangat disarankan menggunakan aplikasi pembuat slip gaji! Jangan salah, kamu tidak perlu menambahkan budget besar di daftar pengeluaran perusahaan untuk menggunakannya.
StaffAny menawarkan Payslip Generator Gratis yang bisa mengurangi beban pekerjaanmu!
Hanya dengan memasukkan nama perusahaan dan data karyawan yang diperlukan, kamu sudah bisa menerima format slip gaji yang mudah untuk digunakan!
Nah, apabila kamu masih mengalami kesulitan dalam menyimpan daftar absen karyawan dan menghitung gaji mereka yang sesuai, Smart Timesheet StaffAny siap membantu Anda. Sistem Timesheet ini juga langsung terintegrasi dengan sistem payroll atau penggajian sehingga tanggung jawab Anda untuk menghitung upah karyawan pun menjadi jauh lebih mudah!
Contoh Format Slip Gaji
Sebagai contoh, Agus adalah seorang staf marketing dari PT Maju Jalan dengan gaji pokok nett Rp4,5 juta. Agus mendapat beberapa tunjangan dari perusahaan, antara lain: transportasi, makan, internet, dan beberapa tunjangan kecil lainnya. Tidak hanya itu saja, Agus juga mendapatkan beberapa asuransi seperti BPJS, tetapi iuran tersebut sudah dibayarkan oleh perusahaannya.
Pada bulan Januari 2022, Agus mendapatkan bonus sebesar Rp1 juta karena target kerjanya tercapai. Selain itu, Agus juga tidak pernah terlambat dan selalu menaati peraturan, maka dari itu Agus tidak mendapatkan penalty sama sekali.
Berdasarkan data di atas, berikut ini adalah contoh format slip gaji yang dapat kamu gunakan sebagai referensi:
| Contoh Slip Gaji | |
| PT Maju Jalan Gedung Menuju Puncak, Jalan Impian Cahaya No.12, Jakarta | |
| Periode | : Januari 2022 |
| Nama Karyawan | : Agus Baragus |
| Jabatan | : Staf Marketing |
| Status | : Karyawan Tetap |
| PTKP | : K/0 |
| Penerimaan | |
| Gaji Pokok | : 4.500.000 |
| Tunjangan Transportasi | : 250.000 |
| Tunjangan Makan | : 500.000 |
| Tunjangan Internet | : 250.000 |
| Tunjangan Lainnya | : 100.000 |
| Bonus / THR | : 1.000.000 |
| Lembur | : 0 |
| Penerimaan Lainnya | : 400.000 |
| Total Penghasilan Bruto | : 7.000.000 |
| Pengurangan | |
| Iuran BPJS Kesehatan | : 0 |
| Iuran BPJS Ketenagakerjaan | : 0 |
| Iuran Asuransi Lainnya | : 0 |
| Pajak | : 0 |
| Penalty | : 0 |
| Potongan Lainnya | : 0 |
| Total Pengurangan Bruto | : 0 |
| : 7.000.000 | |
| TOTAL DITERIMA KARYAWAN | |
| Jakarta, 25 Januari 2022 | |
| Penerima | PT Maju Jalan |
| Agus Baragus | Staf HR |
Baca juga: Apa Itu PKWT dalam Dunia Kerja?
Sebagai seorang pengusaha atau yang bekerja di bidang HR, pasti kamu merasa kesulitan jika harus mengurusi absensi karyawan secara manual. Belum lagi kamu juga harus mengurus hal lainnya kan. Untuk membantu kamu meringankan beban pekerjaan, ada aplikasi HRD dari StaffAny yang dapat memberikan fitur absensi otomatis.
Selain absensi atau penjadwalan otomatis, StaffAny juga memiliki fitur unggulan lainnya yang dapat meringankan pekerjaan kamu lho. Untuk informasi lebih lanjut, klik di sini sekarang juga. Semoga informasi yang kami sampaikan dapat membantu kamu, ya!
Berikut Ini Beberapa Pertanyaan Umum yang Dapat Merangkum Artikel Ini
Bagaimana cara dapat slip gaji?
Pegawai yang ingin mendapatkan slip dapat mengajukan terlebih dahulu kepada pihak perusahaan, dalam hal ini bagian HRD. Setelah itu, barulah perusahaan akan mengeluarkan surat keterangan khusus yang isinya disesuaikan dengan kebutuhan si karyawan
Kalau tidak ada slip gaji, bagaimana?
Kalau kamu tidak punya lampiran upah, maka kamu tidak dapat mengajukan kartu kredit, KPR, atau pinjaman lainnya yang umumnya menjadikan slip gaji sebagai salah satu persyaratan administratif.
Siapa yg membuat slip gaji?
Sebagai dokumen penting, lampiran upah dibuat oleh pemberi kerja atau perusahaan kepada karyawan yang berisikan komponen upah yang lengkap seperti jumlah upah yang dibayarkan (Gross), potongan-potongan, bonus, tunjangan, dan jumlah yang akan diterima (Net).
