Barangkali topik tentang bagaimana cara meningkatkan skill komunikasi telah menjadi salah satu topik utama dalam setiap pelatihan karyawan.
Tak dapat dipungkiri bahwa memiliki skill komunikasi yang efektif menjadi salah satu kunci keberhasilan dalam mencapai tujuan bisnis atau perusahaan, baik antar sesama karyawan maupun karyawan dengan pelanggan.
Barangkali masih banyak karyawan yang mengabaikan pentingnya skill komunikasi efektif sehingga acapkali terjadi miskomunikasi di lingkungan kerja dan pada akhirnya dapat memengaruhi performa karyawan selama bekerja.
Melalui artikel ini, StaffAny akan mengulas tentang cara meningkatkan skill komunikasi efektif dalam perusahaan serta tips penerapannya. Yuk, simak ulasannya sampai selesai!
Pengertian Komunikasi Efektif
Komunikasi adalah proses berbagi informasi, pemikiran, dan perasaan antara orang-orang melalui pembicaraan (speaking), tulisan (writing), atau bahasa tubuh (body languange).
Komunikasi dianggap efektif ketika pesan, baik verbal dan nonverbal, yang disampaikan oleh pengirim diterima dengan jelas dan benar oleh penerima, tanpa terjadi kekeliruan atau interpretasi yang salah.
Konkritnya, komunikasi efektif mencakup kemampuan untuk menghindari atau mengatasi hambatan-hambatan komunikasi seperti bahasa yang kurang jelas, noise atau gangguan fisik, ketidaktahuan atau perbedaan budaya, dan lain sebagainya.
Memiliki kemampuan komunikasi efektif sangat penting dalam konteks dunia kerja dan organisasi perusahaan karena dapat mempengaruhi kinerja perusahaan dan produktivitas karyawan.
Ketika komunikasi di antara karyawan atau antara perusahaan dan pelanggan dilakukan secara efektif, maka informasi dan instruksi akan tersampaikan dengan jelas, serta meningkatkan kemampuan karyawan untuk menyelesaikan tugas dan proyek dengan lebih baik.
Oleh karena itu, perusahaan perlu terus mendorong untuk melatih meningkatkan skill komunikasi efektif di dalam organisasi untuk mencapai tujuan bisnis yang optimal.
Baca juga: Apa saja Hambatan Komunikasi Dalam Organisasi?
Manfaat Skill Komunikasi Efektif terhadap Kinerja Karyawan
Sekilas dijelaskan bahwa efektifitas komunikasi membawa pengaruh yang besar terhadap kinerja karyawan. Apa saja pengaruh dari skill komunikasi yang efektif?
1. Meningkatkan Keterlibatan Karyawan
Komunikasi yang efektif dapat menghubungkan setiap karyawan sehingga mereka memahami setiap pesan yang disampaikan. Keterlibatan antar karyawan makin meningkat sehingga melahirkan kepuasan kerja. Karyawan yang puas tentu akan memberikan performa terbaik dalam pekerjaannya.
2. Mengurangi Konflik
Konflik atau masalah yang terjadi tentu akan memengaruhi performa karyawan selama bekerja. Komunikasi harus dilakukan untuk mengurangi konflik tersebut agar tidak berkembang menjadi lebih serius. Karyawan harus membicarakan masalah tersebut dan mencari solusinya melalui komunikasi yang efektif.
3. Hubungan dengan Konsumen Lebih Berkualitas
Komunikasi yang baik juga berpengaruh pada performa karyawan ketika berbicara dengan konsumen. Karyawan bisa lebih baik dalam memberikan pelayanan kepada konsumen melalui komunikasi dan penyampaian informasi yang efektif.
Konsumen pun akan merasa puas dan memutuskan untuk bekerja sama lebih lanjut dengan perusahaanmu.
4. Melahirkan Budaya Kerja yang Sehat
Budaya kerja yang sehat tentu menjadi impian bagi banyak karyawan. Walaupun memiliki banyak perbedaan suku, agama, latar belakang, dan sebagainya, kamu dapat melahirkan budaya perusahaan yang sehat dengan berkomunikasi secara efektif.
Tidak ada karyawan yang merasa diabaikan sehingga mereka mau memberikan kontribusi terbaiknya selama bekerja.
5. Karyawan Memahami Tugas yang Diberikan
Pengaruh ini perlu diwaspadai oleh atasan atau pimpinan perusahaan. Komunikasi yang efektif tentu akan membuat karyawan memahami peran dan tugas yang harus dikerjakan dalam perusahaan.
Karyawan akan lebih fokus mengerjakan tugas tersebut dan tidak terdistraksi dengan tugas yang kurang diperlukan sehingga mereka bisa memberikan kinerja terbaiknya.
6. Meningkatkan Inovasi
Komunikasi yang efektif tentu akan memungkinkan karyawan saling bertukar pikiran dan ide. Alhasil, mereka akan mampu berpikir inovatif dalam menyelesaikan pekerjaannya.
Tidak hanya bekerja, karyawan yang berkontribusi memberikan inovasi terbaik tentu bermanfaat besar bagi perkembangan perusahaan.
7. Memperkuat Kerja Sama Tim
Kerja sama dan kolaborasi lahir karena karyawan berkomunikasi secara efektif. Kepercayaan karyawan meningkat melalui komunikasi sehingga memudahkan terbentuknya kerja sama tim yang baik.
Baca juga: 15 Faktor Yang Mempengaruhi Kepuasan Kerja Karyawan
Cara Meningkatkan Skill Komunikasi Efektif dalam Perusahaan
Manfaat di atas tentu bisa dirasakan kalau kamu telah menerapkan kemampuan komunikasi yang efektif di lingkungan kerja. Lalu bagaimana cara skill komunikasi efektif? Ikuti tips di bawah ini.
1. Bersikap Terbuka dan Jujur
Komunikasi yang efektif dimulai dengan bersikap terbuka dan jujur. Apabila terjadi masalah atau perubahan, kamu harus menyampaikannya dengan transparan kepada rekan kerja atau atasan. Mereka pasti akan membantumu mencari solusi agar masalahnya tidak berkembang menjadi konflik.
2. Berani Meminta dan Memberikan Feedback
Feedback atau umpan balik sangat diperlukan agar karyawan makin berkembang. Kamu harus berinisiatif meminta feedback kepada atasan mengenai performa kerja selama beberapa periode yang lalu.
Sementara itu, atasan harus memberikan feedback dengan jujur agar karyawan bisa berkembang lebih baik. Feedback bisa menjadi awal yang bagus untuk melahirkan komunikasi efektif dalam perusahaan.
Baca juga: 5 Metode Penilaian Kinerja Secara Adil
3. Jadwalkan Pertemuan Rutin
Pertemuan atau rapat bisa menjadi sarana bagi karyawan untuk meningkatkan kemampuan komunikasinya. Cobalah mengajak karyawan untuk berbagi ide, keluhan, dan masukan dalam sebuah pertemuan. Tidak hanya rapat, kamu juga bisa melakukan tips ini ketika mengadakan pelatihan atau training.
4. Jadilah Pendengar Aktif
Karyawan maupun atasan harus menjadi pendengar yang aktif jika ingin melahirkan komunikasi efektif. Setelah lawan bicara selesai, kamu bisa mengulangi atau menyampaikan beberapa poin yang telah mereka ucapkan. Tips lainnya yaitu menjaga kontak mata ketika lawan bicara sedang menyampaikan informasi.
5. Bersikap Responsif
Selain menjadi pendengar aktif, kamu juga harus bersikap responsif untuk menghormati lawan bicaramu. Caranya, kamu langsung membalas pesan tanpa harus membuat lawan bicara menunggu lebih lama.
Sikap responsif juga ditunjukkan dengan melakukan perintah dari atasan dengan tepat dan cepat.
Baca juga: Tujuan Komunikasi Bisnis dan Jenis-Jenisnya
Apa yang Harus Diperhatikan dalam Menciptakan Komunikasi yang Efektif?
Ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam menciptakan komunikasi yang efektif:
1. Tujuan Komunikasi
Penting untuk menetapkan tujuan yang jelas dan spesifik sebelum memulai sebuah komunikasi. Apa yang ingin kamu sampaikan atau capai melalui komunikasi tersebut?
Apakah kamu ingin memberikan informasi, mempengaruhi keputusan, atau membangun hubungan? Dengan menetapkan tujuan yang jelas, komunikasimu akan lebih terarah dan efektif.
2. Konteks
Konteks juga sangat penting dalam menciptakan komunikasi yang efektif. Pertimbangkan konteks fisik, sosial, dan psikologis di mana komunikasi terjadi.
Misalnya, apakah kamu akan berbicara dengan seseorang secara langsung atau melalui media sosial? Apakah kamu berbicara dengan teman atau atasan di kantor? Konteks yang berbeda memerlukan pendekatan komunikasi yang berbeda.
3. Pendengar/Target Audiens
Perhatikan siapa yang akan menjadi target audiens dari komunikasi kamu. Apakah mereka memiliki latar belakang dan pengetahuan yang sama dengan kamu?
Apakah mereka memiliki kepentingan dan kebutuhan yang sama? Pertimbangkan hal-hal ini saat merencanakan pesan dan strategi komunikasi kamu.
4. Gaya Komunikasi
Setiap orang memiliki gaya komunikasi yang berbeda-beda. Beberapa orang lebih suka gaya komunikasi formal dan langsung, sementara yang lain lebih memilih gaya yang lebih santai dan ramah.
Maka penting untuk memperhatikan gaya komunikasi target audiens kamu dan sesuaikan gayamu agar lebih mudah dipahami dan diterima. Perhatikan ekspresi wajah, gerak tubuh, dan bahasa tubuh saat berinteraksi.
5. Isi Komunikasi
Isi pesan yang kamu sampaikan harus jelas dan terstruktur dengan baik. Gunakan bahasa yang mudah dipahami dan hindari bahasa yang ambigu atau mengandung banyak jargon. Pastikan bahwa informasi yang kamu sampaikan akurat dan relevan untuk audiens kamu.
6. Mendengarkan dengan Seksama
Komunikasi yang efektif bukan hanya tentang menyampaikan pesan, tetapi juga tentang mendengarkan dengan baik. Berikan perhatian penuh pada audiens kamu dan tanggapi pertanyaan atau kekhawatiran mereka dengan baik.
Dengan mendengarkan dengan baik, kamu dapat membangun kepercayaan dan memperkuat hubungan dengan audiens kamu.
7. Umpan Balik
Terakhir, penting untuk meminta umpan balik dari audiens kamu setelah berkomunikasi. Tanyakan apakah mereka memahami pesan kamu dengan jelas dan apakah mereka memiliki saran atau masukan tentang cara kamu dapat meningkatkan komunikasi kamu di masa depan.
Umpan balik ini dapat membantu kamu mengidentifikasi kelemahan dan memperbaiki komunikasi kamu ke depannya.
Baca juga: 8 Strategi Membangun Tim Kerja yang Efektif
Tingkatkan Efisiensi Absensi Karyawan bersama StaffAny
Meningkatkan skill komunikasi karyawan saja tidak cukup untuk mendorong performa kerja mereka karena kamu juga harus memperhatikan indikator kedisiplinan mereka.
Salah satu indikator penilaian kedisiplinan karyawan adalah ketepatan waktu datang ke kantor. Untungnya kamu tidak perlu lagi membuat absensi manual untuk mencatat kehadiran mereka.
Ada StaffAny, aplikasi absen karyawan gratis yang bisa mencatat jam masuk dan jam keluar karyawan dengan efektif dan detail.
Karyawanmu pun akan diuntungkan dengan aplikasi ini karena mereka tidak perlu mengantri hanya untuk melakukan absen.
Tunggu apalagi? Hubungi kami melalui WhatsApp dan dapatkan free trial aplikasi StaffAny sekarang juga. Mudahkan pekerjaan HRD di kantormu hanya dengan StaffAny.
