Unpaid leave adalah salah satu kebijakan cuti yang bisa diberikan kepada karyawanmu. Ya, sistem cuti yang diterapkan di tempat kerjamu tidak hanya mencakup cuti berbayar atau paid leave.
Kamu juga perlu mempertimbangkan cuti tidak berbayar atau unpaid leave sebagai cuti yang diberikan apabila jumlah jatah cuti tahunan karyawan sudah habis.
Lalu seperti apa ketentuannya dalam hukum ketenagakerjaan di Indonesia? Untuk mengetahui jawabannya, simak artikel ini sampai selesai!
Pengertian Unpaid Leave
Unpaid leave adalah cuti yang bisa diambil oleh karyawan, tetapi tidak mendapatkan gaji dari perusahaan. Ya, kamu tidak wajib memberikan gaji kepada karyawan yang mengambil unpaid leave. Unpaid leave tidak seperti paid leave yang mengharuskan kamu tetap membayarkan gaji kepada karyawanmu.
Contoh kasus karyawan yang mengambil unpaid leave adalah ketika mereka hendak melanjutkan pendidikan, harus menemani anggota keluarga yang sakit, atau tidak mempunyai jatah cuti tahunan lagi tetapi tetap ingin mengambil cuti.
Ada juga karyawan perempuan mengambil unpaid leave setelah melahirkan agar bisa mengurus anaknya lebih lama. Mereka ingin mengambil cuti dalam waktu yang lama, tetapi tidak ingin meninggalkan tempat kerjanya.
Baca juga: Jenis-Jenis Cuti Karyawan yang Wajib Dipahami Perusahaan
Dasar Hukum Unpaid Leave
Pada dasarnya, aturan mengenai cuti karyawan diatur dalam Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan. Namun, peraturan ini hanya mencakup cuti berbayar yang terdiri dari cuti tahunan, cuti untuk urusan penting, cuti haid, cuti melahirkan, dan sejenisnya.
Intinya, aturan tentang unpaid leave tidak diatur secara spesifik dalam UU Ketenagakerjaan sehingga sifatnya opsional. Kendati tidak wajib diterapkan, ada baiknya kamu mempertimbangkan untuk menerapkan unpaid leave dengan menerapkan pasal 93 ayat 1 UU Ketenagakerjaan yang menyatakan bahwa “Upah tidak dibayar apabila pekerja/buruh tidak melakukan pekerjaan.”
Jadi, berdasarkan hukum ini, pasal ini memperbolehkan perusahaan untuk menerapkan prinsip no work no pay dan karyawan bisa saja meminta pengajuan cuti unpaid leave dengan alasan pribadi, meskipun UU Ketenagakerjaan tidak mengatur cuti ini secara spesifik.
Baca juga: 13 Manfaat Cuti yang Penting Bagi Karyawan dan Perusahaan
Ketentuan Unpaid Leave
Ada beberapa ketentuan yang perlu diperhatikan ketika karyawan mengajukan unpaid leave (cuti tak berbayar) di tempat kerjamu.
1. Upah Tidak Wajib Dibayarkan
Unpaid leave artinya adalah cuti yang berada di luar tanggungan pihak perusahaan, sehingga pihak perusahaan tidak wajib membayar upah dan juga tunjangan pada karyawan.
Umumnya unpaid leave bisa diberikan kepada karyawan yang sudah bekerja selama 2 tahun di tempatmu. Namun, kamu bisa juga mengizinkan karyawan untuk mengambil cuti ini meskipun belum mendapatkan cuti tahunan. Intinya, kamu perlu mempertimbangkan alasan mereka mengambil unpaid leave.
Fasilitas unpaid leave bisa diambil minimal 12 hari. Fasilitas ini biasanya berhubungan dengan hal-hal pribadi atau untuk keluarga. Sebelum ambil cuti ini, karyawan harus minta izin cuti dan persetujuan dari atasan.
2. Kesepakatan Antara Kedua Pihak
Meskipun tidak dibayar, bukan berarti karyawan bebas mengajukan unpaid leave. Kemudian, kamu tidak wajib menjamin jika karyawan yang mengambil cuti ini bisa kembali bekerja. Apabila ada posisi kosong yang sesuai dengan kualifikasi karyawan, barulah perusahaan menerima mereka kembali.
Selama karyawan mengambil unpaid leave, kamu berhak mencari karyawan baru untuk menggantikan mereka agar operasional bisnismu tetap berjalan lancar.
3. Tetap Terikat Hubungan Kerja
Unpaid leave juga harus memiliki proses administrasi yang harus diikuti oleh karyawan, seperti izin dan persetujuan. Ketentuan ini wajib ditetapkan karena karyawan bisa dianggap menghilang apabila tidak ada proses administrasi unpaid leave.
Alasannya, ada ketentuan ketenagakerjaan yang berkata bahwa karyawan yang tidak masuk kerja selama 5 hari berturut-turut tanpa kabar dianggap mengundurkan diri.
Baca juga: Begini Perhitungan Pesangon Pengunduran Diri (Resign)
Cara Perhitungan Gaji Unpaid Leave
Peraturan unpaid leave artinya memang tidak ditetapkan secara jelas dalam Undang-Undang Ketenagakerjaan yang mengatur tentang cuti karyawan. Namun, perusahaan dapat membuat aturan terkait cara perhitungan gaji atau upah yang diterima karyawan.
Kamu bisa menggunakan rumus di bawah ini untuk menghitung gaji yang diterima oleh karyawan yang mengambil unpaid leave.
Hasil Gaji = gaji pokok – (jumlah gaji per hari x jumlah cuti di luar tanggungan)
Baca juga: Bagaimana Cuti Bisa Meningkatkan Produktivitas?
Cara Mengajukan Unpaid Leave
Pertanyaannya, seperti apa mekanisme pengajuan unpaid leave yang sebaiknya harus diterapkan dalam tempat kerjamu? Meskipun setiap tempat kerja memiliki aturan yang berlaku masing-masing, kamu bisa mengikuti alur di bawah ini:
1. Mempelajari Aturan Unpaid Leave
Karyawan harus mencari tahu mengenai ketentuan unpaid leave yang berlaku di perusahaan tempat kerja mereka, mulai dari jatah unpaid leave yang bisa diambil, ketentuan potong gaji, dan kebijakan lainnya yang berkaitan dengan cuti tidak berbayar.
Selain itu, ketentuan lain yang berkaitan langsung dengan hak cuti karyawan misalnya beberapa perusahaan ada yang mengizinkan pengajuan unpaid leave untuk alasan lanjut pendidikan namun tidak untuk alasan lainnya.
Umumnya, perusahaan menerapkan aturan cuti tidak dibayar ini boleh diambil oleh karyawan yang telah menjalani masa kerja di perusahaan selama 2 (dua) tahun.
2. Memahami Risiko dari Mengambil Unpaid Leave
Ketika karyawan meminta cuti tidak berbayar, mereka harus memahami beberapa risiko, seperti potong gaji. Selain itu, dia juga harus mempersiapkan pekerjaan yang bakal diambil alih oleh rekan kerjanya saat dia cuti.
Karyawan juga harus menyadari risiko kehilangan posisinya ketika dia mengambil unpaid leave dalam waktu yang cukup lama.
Oleh karena itu, Anda sebaiknya mendiskusikan terlebih dahulu dengan karyawan yang bersangkutan terkait dengan risiko yang akan diperoleh apabila mengajukan unpaid leave. Hal-hal yang perlu didiskusikan antara lain :
- Tanyakan apakah dengan kekosongan seorang karywan di perusahaan akan memberikan dampak buruk terhadap kerja tim.
- Diskusikan juga apakah karyawan akan menerima dampak buruk karena tidak berada di kantor selama beberapa waktu.
- Mencari solusi yang terbaik untuk karyawan dan perusahaan karena unpaid leave yang karyawan ajukan.
3. Mencari Waktu Cuti yang Tepat
Karyawan sebaiknya bijak dalam menetapkan waktu unpaid leave, terutama jika mereka tidak ada keperluan yang mendesak. Mereka harus memilih waktu yang tidak sama dengan waktu cuti rekan kerjanya.
Tujuannya adalah agar anggota tim yang lain bisa saling membantu dalam pekerjaan selama karyawan tersebut sedang cuti. Pastikan bahwa karyawan sudah mengajukan ke atasan mengenai waktu cuti yang mereka ambil.
4. Mengajukan ke Atasan dan HR
Apabila karyawan sudah memahami ketentuan dan risiko unpaid leave dan menetapkan waktu yang tepat, barulah mereka bisa langsung mengajukan cuti ke Human Resources (HR). Nantinya, HR akan mengurus pemotongan gaji sesuai ketentuan unpaid leave yang telah ditetapkan dalam tempat kerjamu.
Intinya, unpaid leave adalah salah satu jenis cuti yang bisa kamu pertimbangkan untuk diterapkan di tempat kerjamu. Tentunya kamu harus membuat kebijakan yang jelas mengenai unpaid leave agar operasional bisnismu tetap berjalan lancar.
Baca juga: Inilah Peraturan Jam Kerja Shift Terbaru 2023
Gunakan juga aplikasi cuti online dari StaffAny supaya kamu melakukan manajemen cuti dengan praktis serta menghitung pemotongan gaji secara akurat dari jatah unpaid leave yang diambil oleh karyawanmu. Hubungi kami melalui WhatsApp dan dapatkan kesempatan untuk mencoba free trial aplikasi ini!
