Payroll: Definisi, Manfaat, dan Cara Membuatnya

Share on facebook
Share on linkedin
Share on whatsapp

Rata-rata perusahaan menggunakan sistem payroll dalam menggaji karyawannya. Kamu pasti sering mendengar istilah tersebut ketika berbicara tentang gaji bersama tim Human Resource (HR). Namun, tahukah kamu apa itu payroll serta manfaatnya bagi perusahaan dan karyawan?

Tidak ada salahnya kamu memahami lebih dalam tentang payroll sebagai salah satu skema penggajian karyawan. Artikel StaffAny ini akan menjelaskan selengkapnya tentang payroll, termasuk cara pembuatan sistem payroll yang mudah. Baca artikel ini untuk menambah wawasanmu.

Apa Itu Payroll?

Payroll adalah skema penggajian karyawan dari perusahaan dalam jangka waktu tertentu. Pada sistem payroll, perusahaan telah menetapkan tanggal pembayaran gaji karyawan. Skema ini sangat membantu dalam menghitung besaran gaji masing-masing karyawan karena hasil kalkulasi yang lebih otomatis dan akurat.

Ada perbedaan mengenai pengelola sistem payroll perusahaan besar dan perusahaan atau bisnis kecil. Perusahaan besar memiliki satu departemen yang bertugas khusus untuk mengelola sistem payroll, contohnya tim HR. Sedangkan di perusahaan kecil, pemilik perusahaan turun tangan secara langsung menangani sistem payroll karyawan.

Sistem payroll tidak hanya menghitung pendapatan kotor karyawan setiap bulannya. Komponen lainnya dalam penggajian juga dihitung, seperti tunjangan, upah lembur, insentif, potongan biaya asuransi, dan potongan pajak. Karyawan akan melihat nominal gaji kotor beserta komponen tersebut di slip gaji untuk mengetahui penghasilan bersih setiap bulannya.

4 Faktor yang Memengaruhi Besaran Payroll Karyawan

faktor yang mempengaruhi payroll

Kamu pasti mengetahui bahwa besaran gaji setiap orang dalam satu perusahaan tidak sama. Contohnya, gaji digital marketer di perusahaan A belum tentu sama dengan gaji administrator kantor. Perbedaan tersebut tentunya didasarkan oleh beberapa faktor dalam kualifikasi karyawan.

  1. Jabatan

Tanggung jawab atau job description setiap jabatan berbeda-beda. Seorang manajer memiliki tugas yang lebih besar daripada stafnya karena tanggung jawab mereka pun bertambah. Karena itu, mereka akan mendapatkan gaji sepadan dengan usahanya.

  1. Lama Kerja

Masa kerja karyawan dalam perusahaan atau bidang pekerjaannya juga memengaruhi besaran gaji mereka. Makin lama masa kerjanya, karyawan akan mendapatkan lebih banyak pengalaman sehingga bayarannya pun meningkat sesuai jam terbangnya.

  1. Latar Belakang Pendidikan

Perusahaan juga menentukan besaran gaji karyawan berdasarkan background pendidikannya. Karyawan yang menempuh pendidikan tinggi dapat memperoleh penghasilan lebih besar karena kemampuan analisis dan berpikir kritisnya.

  1. Skill (Kompetensi)

Selain pendidikan, skill karyawan juga berpengaruh pada jumlah pendapatannya. Perusahaan membayar gaji lebih besar kepada karyawan yang memiliki skill mumpuni di bidangnya. Sertifikasi keahlian juga menjadi salah satu faktor penentu jumlah gaji mereka.

3 Manfaat Payroll bagi Perusahaan dan Karyawan

manfaat payroll

Sistem payroll membawa banyak manfaat bagi dua belah pihak, yaitu perusahaan dan karyawan. Apa saja manfaatnya?

  1. Penghematan Waktu

Penghitungan payroll dilakukan secara otomatis menggunakan bantuan software atau aplikasi tertentu. Fitur ini tentunya menghemat waktu tim HR atau administrasi dalam menghitung gaji karyawan terlepas dari jumlah karyawannya.

  1. Pelacakan Rincian Gaji

Pendapatan kotor yang diterima karyawan tentu telah dikurangi potongan atau ditambah tunjangan. Karyawan lebih mudah melacak rincian gaji yang diterima setiap masa penggajiannya. Manfaat ini tentu meningkatkan transparansi sehingga muncul kepercayaan karyawan kepada perusahaan.

  1. Pembuatan Formulir Pajak

Sistem payroll juga mencakup penghitungan Pajak Penghasilan (PPh) sehingga pengisian formulir lebih cepat, murah, dan efisien. Kamu pun tidak perlu lagi mengeluarkan biaya transportasi dan fotokopi untuk mengurus formulir.

5 Cara Membuat Sistem Payroll di Spreadsheet

membuat payroll

Bagi pemilik perusahaan atau bisnis kecil, kamu bisa mulai membuat sistem payroll sederhana dengan software spreadsheet. StaffAny akan menjelaskan secara ringkas tentang cara membuatnya.

  1. Buat Database Penggajian

Pertama, kamu perlu membuat database berisi informasi karyawan, yaitu nama, NIK, jabatan, divisi, masa kerja, status (probation, kontrak, atau tetap), NPWP, PTKP, cuti, dan gaji pokoknya. Database inilah yang digunakan untuk menghitung gaji bersih karyawan.

  1. Buat Form Penghitungan BPJS

Di sheet yang berbeda, kamu bisa membuat form berisi rincian iuran BPJS karyawan tiap bulannya. Rincian ini bisa berupa tunjangan BPJS dari perusahaan atau potongan gaji karyawan, tergantung kebijakan perusahaan Anda. Sebagai informasi, BPJS merupakan komponen penting dalam payroll.

  1. Hitung PPh 21

Langkah berikutnya adalah penghitungan PPh 21 sebagai bagian dari potongan penghasilan karyawan. Buat sheet baru khusus untuk menghitung PPh masing-masing karyawan berdasarkan status kepemilikan NPWP dan PTKP-nya.

  1. Buat Daftar Gaji

Setelah menghitung BPJS dan pajak penghasilan karyawan, kamu sudah bisa mengakumulasikan daftar gaji seluruh karyawan. Masukkan data hasil penghitungan tersebut ke dalam formulir gaji karyawan di sheet pertama. Total perhitungan dari penghasilan bersih tersebut menjadi beban gaji karyawan yang harus dibayar perusahaan.

  1. Susun Slip Gaji

Penting sekali untuk menyusun slip gaji sebagai bukti pembayaran penghasilan karyawan. Kamu bisa memasukkan data di sheet sebelumnya ke dalam formulir slip gaji masing-masing karyawan. Setelah membuatnya, barulah kamu bisa lanjut membayar gaji karyawanmu.

Proses Payroll Karyawan Menjadi Mudah dengan StaffAny!

Sistem penghitungan payroll dengan spreadsheet di atas ternyata cukup rumit. Apalagi kalau menerapkan sistem penggajian berdasarkan absensi karyawan, tentu kamu memerlukan database mengenai data kehadiran dan jadwal cuti mereka.

Untuk mempermudah perhitungan payroll, kamu bisa menggunakan StaffAny yang merupakan software manajemen karyawan dengan fitur real-time report di dalamnya. Kamu akan mendapatkan laporan absensi sekaligus kinerja karyawan yang secara akurat. Database-nya bisa kamu manfaatkan untuk menghitung payroll masing-masing karyawan di kantormu.

Tertarik menggunakan software ini? Yuk, hubungi StaffAny melalui WhatsApp untuk informasi lebih lanjut dan dapatkan free trial aplikasi ini.

Setelah mengenal apa itu payroll, kamu pasti ingin menerapkan sistem penggajian otomatis ini di perusahaanmu, bukan?

apa itu payroll, Payroll: Definisi, Manfaat, dan Cara Membuatnya

StaffAny merupakan perusahaan teknologi yang berfokus pada bidang HR. Kami percaya proses digitalisasi HR untuk beragam kebutuhan industri ritel sangat berperan dalam proses percepatan bisnis dan menjaga kualitas produk.

Like this article?

Share on facebook
Share on Facebook
Share on linkedin
Share on LinkedIn
Share on whatsapp
WhatsApp

Leave a comment