Ada banyak cara yang bisa diterapkan untuk mengevaluasi kinerja karyawan di perusahaan kamu. Performance management system adalah salah satu sistem evaluasi berdasarkan performa karyawan dalam mencapai sesuatu sesuai target atau tujuan yang telah ditetapkan. Kamu dapat mengetahui dinamika kinerja karyawan dengan mudah dengan menggunakan langkah evaluasi ini.

Mungkin kamu belum memahami tentang performance management system, tetapi ingin menerapkannya dalam perusahaanmu. StaffAny akan memberikan ulasan komprehensif tentang bagaimana memenuhi tujuan performance management system serta elemen penilaian di dalamnya. Yuk, simak artikelnya supaya kamu dapat menguasai sistem pengelolaan sumber daya manusia yang satu ini.

Pengertian Apa Itu Performance Management System?

Performance management system (PMS) atau sistem manajemen kinerja performa merupakan proses pemantauan aktivitas atau kinerja karyawan selama bekerja. Proses ini bertujuan supaya dapat membantu karyawan untuk terus melakukan usaha atau performa terbaik dalam mencapai tujuan perusahaan. Performance management harus dilakukan secara terus-menerus supaya tercapai pertumbuhan yang signifikan.

PMS mencakup proses yang terstruktur dan sistematis dalam mengelola kinerja karyawan, mulai dari penetapan tujuan, pengukuran kinerja, umpan balik, pengembangan keterampilan dan pelatihan, hingga pengakuan atas prestasi karyawan. PMS biasanya melibatkan berbagai pemangku kepentingan, termasuk manajer, karyawan, dan bagian SDM.

Baca juga: Tujuan Perencanaan SDM, Manfaat, dan Tahapannya

Perbedaan Performance Management dan Performance Appraisal

Perlu kamu ketahui bahwa penerapan performance management system iniberbeda dengan sistem performance appraisal. Pada performance management, atasan bersikap proaktif dan langsung terlibat untuk menilai pekerjaan karyawan secara langsung. Dengan kata lain, atasan akan menilai progres kerja karyawan secara harian daripada menggunakan sistem evaluasi bulanan atau tahunan. Karyawan pun langsung mengambil langkah evaluasi apabila performanya mulai menurun.

Untuk penjelasan yang lebih detail, berikut ini beberapa aspek yang menjadi poin berbeda antar keduanya:

1. Fokus

Performance appraisal lebih terfokus pada evaluasi kinerja individu pada akhir suatu periode, sementara performance management lebih terfokus pada pengembangan kinerja individu sepanjang waktu.

2. Waktu

Performance appraisal biasanya dilakukan secara tahunan atau setiap beberapa bulan, sementara performance management dilakukan sepanjang waktu, dan tidak hanya pada saat tertentu dalam tahun.

3. Tujuan

Performance appraisal bertujuan untuk menilai dan mengevaluasi kinerja karyawan pada suatu periode waktu tertentu, sementara performance management bertujuan untuk meningkatkan kinerja karyawan sepanjang waktu.

4. Metode

Performance appraisal menggunakan metode evaluasi kinerja yang sudah ditetapkan, seperti rating skala numerik atau grafik, sementara performance management dapat menggunakan berbagai metode, termasuk umpan balik secara terus-menerus, pengembangan keterampilan dan pelatihan, dan peningkatan pengalaman kerja.

5. Posisi

Performance appraisal lebih berkaitan dengan proses manajemen, sedangkan performance management melibatkan seluruh organisasi dan dapat melibatkan karyawan dalam pengambilan keputusan dan perencanaan.

Baca juga: Performance Appraisal: Definisi, Tujuan, dan Jenisnya

Mengapa Performance Management Itu Penting?

Performance management system cukup penting karena lebih relevan diterapkan dalam perusahaan. Alasannya, karyawan sering mengalami performa yang dinamis alias naik-turun setiap harinya.

Sistem manajemen kinerja evaluatif ini tidak hanya membantu perusahaan dalam mengevaluasi standar kinerja karyawan, tetapi juga bisa membantu karyawan agar terus memberikan performa yang konsisten hingga mencapai target yang diharapkan.

Selain itu, Performance management memungkinkan karyawan untuk memperbaiki kelemahannya lebih awal. Mereka tidak harus menunggu evaluasi hingga akhir periode sehingga permasalahan dalam bekerja bisa diatasi lebih awal.

Sistem ini bisa menjaga karyawan agar tetap produktif ketika bekerja. Kebiasaan buruk yang mengganggu pekerjaan pun bisa diatasi sebelum akhirnya berkembang menjadi masalah serius bagi sebuah bisnis.

3 Fungsi Performance Management System

Performance management system memiliki sejumlah fungsi penting bagi perusahaan dan karyawan. Fungsi tersebut terdiri dari:

1. Menjadi Bahan Pertimbangan

Hasil penilaian dari sistem performance management bisa menjadi bahan pertimbangan bagi tim HR. Mereka bisa menentukan karyawan tersebut berhak mendapatkan kenaikan gaji, pemberian kompensasi, atau promosi. Tim HR juga bisa memutuskan untuk memotong gaji atau melakukan pemutusan hubungan kerja setelah melihat hasil performance management yang tidak mengalami peningkatan. 

2. Meningkatkan Komunikasi

Performance management system mengharuskan atasan untuk terlibat langsung dalam menilai dan mengukur kinerja karyawannya. Atasan langsung memberikan evaluasi apabila karyawan mulai mengalami penurunan kinerja. Hal ini tentu bisa meningkatkan kualitas dan kuantitas komunikasi antara karyawan dan atasan selama bekerja.

3. Meningkatkan Performa Karyawan

Manajemen performa juga berfungsi untuk meminimalisir kesalahan karyawan selama bekerja. Karyawan pun langsung memperbaiki kesalahannya sehingga menghasilkan kinerja yang lebih baik. Performa kerja pun ikut meningkat dan karyawan bisa menghindari beberapa faktor yang dapat mengganggu pelaksanaan tahapan pekerjaan.

Baca juga: Catat! 10 Pelatihan dan Pengembangan SDM untuk Karyawan

5 Elemen Performance Management System yang Sukses

Kesuksesan dalam menjalankan performance management system ditentukan oleh beberapa faktor di bawah ini, apa sajakah itu? simak penjelasannya.

1. Perencanaan dan Penetapan Tujuan

Performance management system yang baik tentu dilakukan dengan menetapkan tujuan yang telah ditargetkan. Atasan atau top management harus menentukan sasaran kerja yang realistis dengan memenuhi pola SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, dan Timely). Tujuan dan sasaran strategis tersebut harus disampaikan kepada karyawan agar mereka bisa memahami target yang ingin dicapai.

2. Keterlibatan Karyawan dan Atasan

Atasan maupun karyawan harus terlibat aktif dalam penerapan performance management system. Atasan tidak hanya memantau kinerja karyawan secara pasif, tetapi mereka harus berinteraksi dengan karyawan dan menjelaskan hasil evaluasinya. Begitu pula karyawan, mereka pun harus segera melakukan perbaikan atau peningkatan kinerja setelah mendapatkan hasil evaluasi.

3. Pemantauan dan Pemberian Feedback

Atasan harus melakukan pemantauan dan memberikan feedback secara berkala kepada karyawannya. Setiap perusahaan dan individu bisa melakukan metode monitoring yang berbeda-beda tergantung rencana kerja atau tujuan yang ingin dicapai.

4. Pengembangan dan Perbaikan

Keberhasil dalam tahapan performance management bisa dilihat dari pengembangan kualitas karyawan selama bekerja. Atasan pun bisa menyediakan sarana untuk mengembangkan diri karyawan, seperti program pelatihan atau training. Karyawan pun akan menikmati pekerjaannya apabila mereka memperoleh progres atau pencapaian dalam prosesnya.

5. Pemberian Kompensasi

Elemen keberhasilan performance management juga mencakup pemberian penghargaan (rewards). Pasalnya, hampir semua karyawan membutuhkan rewards sebagai bentuk motivasi agar lebih baik dalam bekerja. Terdapat berbagai macam bentuk rewards, mulai dari uang bonus, tambahan jatah cuti, hingga kenaikan jabatan.

Baca juga: Memahami Lingkungan Kerja Fisik dan Non-Fisik serta Pengaruhnya pada Pekerja

5 Contoh Performance Management System

Kamu mungkin masih bingung dalam memulai performance management system di dalam organisasi perusahaan. Lihatlah beberapa contoh di bawah ini supaya perusahaan kamu lebih memahami proses performance management system.

1. Employee Feedback

Contoh pertama, kamu bisa langsung meminta feedback kepada karyawan tentang peningkatan dalam mengelola kinerja karyawan. Tanyakan kepada mereka mengenai langkah yang perlu dilakukan perusahaan dalam meningkatkan kinerja karyawan.

2. Employee Recognition

Berikutnya, ada employee recognition yang berfokus pada pemberian rewards kepada karyawan. Karyawan yang berhak mendapatkan rewards tentu saja memiliki performa yang  baik selama bekerja.

3. General Appreciation

Bentuk performance management ini berdampak besar pada peningkatan komunikasi antara atasan dan karyawan. Kedua belah pihak saling memberikan apresiasi penghargaan atas pekerjaan yang telah dilakukan. Mereka juga mendiskusikan progres yang telah tercapai dalam satu periode tertentu.

Baca juga: Mengenal Employee Engagement: Hal Penting yang Harus Dijaga Perusahaan

4. Performance Evaluation by Manager

Pada contoh ini, atasan juga mendapatkan penilaian performa dari pimpinan yang berada di atasnya. Atasan akan dinilai berdasarkan feedback dari anggota tim, khususnya dalam menjaga hubungan komunikasi dengan timnya.

5. 360 Degree Feedback

Feedback 360 derajat berarti menilai kinerja karyawan berdasarkan feedback dari beberapa orang yang pernah bekerja dengan karyawan tersebut. Kamu bisa meminta penilaian dari atasan, rekan kerja mereka, klien, dan sebagainya. Contoh performance management ini dianggap lebih akurat karena menilai kinerja karyawan secara objektif.

Itulah lima contoh performance management system yang bisa diterapkan untuk melihat hasil kinerja karyawan di perusahaan kamu. Bukan hanya karyawan yang harus berbenah diri ketika melihat hasil performance management yang buruk. 

Kamu sebagai manajer pun harus melakukan langkah evaluasi supaya karyawan dapat bekerja lebih produktif dan mampu mengejar target yang telah ditetapkan. Caranya yaitu mengatur jadwal kerja atau shift karyawan supaya bisa bekerja optimal.

Kamu tidak perlu menggunakan software spreadsheet untuk membuat jadwal kerja dan mengirimkannya kepada karyawan. Gunakan saja aplikasi pengatur jadwal karyawan dari StaffAny agar lebih praktis dan efisien. Aplikasi ini juga mencatat data karyawan yang cuti, jadi kamu bisa menyesuaikan dengan jadwal masuk kerja mereka. 

Praktis sekali, kan? Hubungi kami sekarang juga lewat WhatsApp untuk mengetahui fitur lengkap software ini sekaligus mencoba free trial-nya. Rasakan manfaat dari aplikasi StaffAny yang dapat meningkatkan performa kerja manajemen HR di perusahaan kamu.

Intinya, performance management system adalah elemen penting dan harus diterapkan dalam perusahaan. Kamu bisa melacak kinerja karyawan dan melakukan penilaian kinerja secara lebih efektif hanya dengan menerapkan performance management system.