Sebagai seorang pemilik bisnis, kamu tidak boleh dipusingkan dengan perbedaan HRD dan personalia. HRD yang merupakan akronim dari Human Resource Departement ini memiliki fungsi yang cukup jauh berbeda dari personalia, meskipun kedua posisi ini mengurus satu objek yang sama yaitu seputar karyawan.
Dalam artikel ini, StaffAny akan membahas secara lengkap apa saja perbedaan antara HRD dan personalia, disertai peran dan tanggung jawab dari masing-masing posisi. Mari kita simak bersama ulasan lengkapnya di bawah ini!
Perbedaan HRD dan Personalia
Human Resources Development (HRD) dan personalia adalah dua istilah yang sering digunakan di dalam konteks mengelola sumber daya manusia.
Meskipun keduanya sering digunakan secara bergantian, namun sebenarnya ada perbedaan di antara keduanya. Apa saja bedanya hrd dan personalia? Berikut ulasannya.
1. Fokus Utama
Fokus utama HRD adalah untuk meningkatkan keterampilan dan kompetensi karyawan, sehingga mereka dapat melakukan pekerjaan mereka dengan lebih efektif dan efisien.
Sedangkan fokus utama personalia adalah serangkaian kegiatan mengelola SDM untuk berbagai urusan yang terkait dengan bidang administratif.
2. Aktivitas Khusus
HRD terlibat dalam merancang program pelatihan, pembinaan karir, dan pengembangan keterampilan, termasuk evaluasi kinerja, dan manajemen talenta.
Sementara itu, fungsi personalia lebih berkaitan dengan aspek administratif dari manajemen sumber daya manusia, seperti penggajian, perekrutan karyawan baru, administrasi data karyawan, manajemen absensi dan cuti, serta penanganan permasalahan karyawan.
3. Tujuan Jangka Panjang vs Operasional
HRD memiliki tujuan jangka panjang dalam mengembangkan potensi karyawan dan kesiapan untuk masa depan. Sedangkan personalia memiliki tujuan operasional dalam menjalankan proses-proses sehari-hari yang terkait dengan manajemen sumber daya manusia.
Secara umum, HRD dan personalia saling melengkapi dan bekerja sama untuk mencapai tujuan organisasi dalam hal pengelolaan sumber daya manusia.
Namun, peran dan tanggung jawab keduanya memiliki perbedaan yang penting dan harus dipahami secara jelas agar dapat dikelola dengan efektif di dalam organisasi.
Baca juga: HR Metrics: Pengertian, Fungsi, dan Jenisnya
Tugas dan Tanggung Jawab HRD
HRD ini dikenal oleh masyarakat luas sebagai departemen Sumber Daya Manusia yang mana disingkat dengan SDM. Divisi HRD memiliki tugas dan tanggung jawab yang penting dalam manajemen sumber daya manusia di perusahaan.
Berikut ini adalah beberapa tugas dan tanggung jawab HRD beserta penjelasannya:
1. Melakukan Perencanaan SDM di Dalam Perusahaan
Tugas HRD yang pertama adalah melakukan perencanaan strategis terkait pengelolaan sumber daya manusia di perusahaan. Ini meliputi merencanakan kebutuhan tenaga kerja, menyusun job description, dan membuat struktur organisasi yang efektif.
Hal ini bertujuan untuk memastikan bahwa perusahaan memiliki karyawan yang cukup dan berkualitas serta terorganisir dengan baik.
2. Melaksanakan Rekrutmen Karyawan
Tugas HRD selanjutnya adalah melaksanakan rekrutmen karyawan. Ini meliputi menyebarluaskan lowongan pekerjaan, melakukan seleksi tenaga kerja, dan membuat kontrak kerja.
HRD juga bertanggung jawab dalam memastikan bahwa proses rekrutmen dilakukan secara profesional dan sesuai dengan kebijakan perusahaan.
3. Memberikan Pelatihan dan Pengembangan Skill Karyawan
Tugas HRD lainnya adalah memberikan pelatihan dan pengembangan skill karyawan. Tugas ini meliputi pelatihan karyawan baru, pelatihan berkelanjutan untuk meningkatkan keterampilan dan pengetahuan karyawan, serta program pengembangan karir.
HRD juga bertugas untuk memastikan bahwa karyawan memiliki keterampilan yang diperlukan untuk mencapai tujuan perusahaan.
4. Mengatur Kompensasi Karyawan
Tugas HRD selanjutnya adalah mengatur kompensasi karyawan. Hal ini meliputi penyusunan kebijakan gaji, bonus dan tunjangan, serta sistem kenaikan gaji.
HRD juga bertanggung jawab untuk memastikan bahwa karyawan menerima gaji yang adil dan sesuai dengan kontribusinya di dalam perusahaan.
5. Mengurus Data Administrasi
Tugas HRD juga termasuk mengurus data administrasi karyawan, seperti mengelola absensi, cuti, dan asuransi karyawan.
HRD juga bertanggung jawab dalam memastikan bahwa data karyawan tersimpan dengan aman dan rahasia.
6. Membuat Skema Performance Review
Tugas HRD terakhir adalah membuat skema performance review atau penilaian kinerja karyawan. Ini meliputi menetapkan kriteria penilaian, memberikan umpan balik, dan membuat rencana pengembangan.
HRD juga bertanggung jawab untuk memberikan umpan balik yang konstruktif kepada karyawan dan membantu mereka untuk mencapai potensi terbaiknya di dalam perusahaan.
Baca juga: Catat! 10 Pelatihan dan Pengembangan SDM untuk Karyawan
Tugas dan Tanggung Jawab Personalia
Personalia adalah divisi yang bertanggung jawab dalam pengelolaan administrasi kepegawaian di perusahaan. Berikut ini adalah beberapa tugas dan tanggung jawab personalia beserta penjelasannya:
1. Penerimaan Tenaga Kerja Koordinasi dengan Labour Supply
Tugas personalia yang pertama adalah melakukan koordinasi dengan pihak penyedia tenaga kerja (labour supply) dalam proses penerimaan tenaga kerja baru.
Personalia bertanggung jawab dalam memastikan bahwa jumlah tenaga kerja yang diterima sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan proses rekrutmen dilakukan secara profesional.
2. Sosialisasi dan Koordinasi
Tugas personalia selanjutnya adalah melakukan sosialisasi dan koordinasi terkait aturan dan kebijakan perusahaan kepada karyawan.
Personalia bertanggung jawab dalam memberikan informasi terkait aturan dan kebijakan yang harus diikuti oleh karyawan serta memastikan bahwa karyawan memahami dan mengikuti aturan tersebut.
3. Menyiapkan Perjanjian Kerja dengan Karyawan Baru
Tugas personalia selanjutnya adalah menyiapkan perjanjian kerja dengan karyawan baru. Personalia bertanggung jawab dalam menyusun kontrak kerja yang sesuai dengan kebijakan perusahaan dan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Hal ini bertujuan untuk memastikan bahwa hak dan kewajiban karyawan terjaga dengan baik.
Baca juga: Faktor yang Mempengaruhi Keselamatan dan Kesehatan Kerja
4. Menyusun Daftar Hadir Online Karyawan
Tugas personalia juga termasuk menyusun dan mengelola absensi dan daftar hadir karyawan baik secara online maupun offline. Personalia bertanggung jawab dalam memastikan bahwa absensi karyawan tercatat dengan baik dan sesuai dengan kebijakan perusahaan. Hal ini juga akan mempermudah proses penggajian karyawan.
5. Menyiapkan Internal Letter dan Outgoing Letter
Tugas personalia selanjutnya adalah menyiapkan internal letter dan outgoing letter. Personalia bertanggung jawab dalam menyusun surat-surat resmi perusahaan seperti surat peringatan, surat perintah kerja, surat pengunduran diri, surat cuti, dan sebagainya.
Hal ini bertujuan untuk memastikan bahwa komunikasi antara perusahaan dan karyawan berjalan dengan baik.
6. Update dan Record Data dengan Software HRD
Tugas personalia terakhir adalah melakukan update dan record data karyawan dengan menggunakan software HRD. Personalia bertanggung jawab dalam memastikan bahwa data kepegawaian karyawan tercatat dengan baik dan sesuai dengan kebijakan perusahaan.
Hal ini akan mempermudah pengelolaan data kepegawaian dan memudahkan proses pengambilan keputusan terkait sumber daya manusia di perusahaan.
Baca juga: 4 Perbedaan Human Capital dan Human Resource
Kemampuan Penting/Skill yang Harus Dimiliki Seorang HRD dan personalia
Seorang profesional di bidang Human Resources Development (HRD) dan Personalia harus memiliki sejumlah kemampuan kunci untuk berhasil dalam peran mereka. Berikut adalah beberapa kemampuan penting yang harus dimiliki oleh seorang HRD dan personalia:
1. Kemampuan Komunikasi
Seorang HRD dan personalia harus memiliki kemampuan komunikasi lisan dan tulisan yang baik untuk berinteraksi dengan berbagai pihak, mulai dari manajemen hingga karyawan.
2. Kemampuan Manajemen Konflik
HRD harus bisa mengelola konflik antara karyawan atau departemen dalam organisasi dan menemukan solusi yang adil dan memuaskan bagi semua pihak.
3. Kemampuan Manajemen Waktu
HRD sering memiliki banyak tanggung jawab, termasuk mengelola jadwal wawancara, pelatihan, dan administrasi lainnya. Kemampuan manajemen waktu yang baik sangat penting.
4. Kemampuan Keahlian Pengelolaan
Pengelolaan sumber daya manusia melibatkan pengelolaan data, administrasi, dan sistem yang rumit. Kemampuan teknis dalam menggunakan perangkat lunak pengelolaan sumber daya manusia (HRIS) dan aplikasi terkait sangat penting.
5. Kemampuan Pemahaman Hukum
Memahami hukum ketenagakerjaan dan kebijakan internal perusahaan adalah suatu keharusan. Ini mencakup pemahaman tentang hak dan kewajiban karyawan serta peraturan mengenai pekerjaan.
6. Kemampuan Negosiasi
HRD sering terlibat dalam negosiasi, baik dalam hal kontrak kerja, gaji, atau penyelesaian sengketa. Kemampuan negosiasi yang baik diperlukan untuk mencapai kesepakatan yang adil dan menguntungkan semua pihak.
7. Kemampuan Analisis Data
Pemahaman tentang analisis data memungkinkan HRD untuk membuat keputusan yang didasarkan pada bukti dan tren yang ada dalam data karyawan.
Mengembangkan keterampilan-keterampilan ini akan membantu seorang HRD dan personalia menjadi lebih efektif dalam manajemen sumber daya manusia dan kontributif terhadap kesuksesan organisasi.
Baca juga: Catat! 10 Pelatihan dan Pengembangan SDM untuk Karyawan
Kelola Sumber Daya Manusia Bersama StaffAny
Zaman yang semakin maju mendorong kita semua untuk mendigitalisasikan semua kegiatan perusahaan, termasuk dalam pengelolaan sumber daya manusia (SDM)
Absensi karyawan secara manual dengan menggunakan kertas dan pulpen sudah mulai ditinggalkan karena dinilai tidak efektif. Belum lagi potensi terjadinya kecurangan data yang mengakibatkan berkurangnya integritas karyawan di bisnismu.
Untuk mengatasi permasalahan tersebut, kamu bisa mengajak seluruh karyawanmu untuk menggunakan StaffAny. Selain mempermudah pencatatan absensi, karyawanmu juga bisa melakukan clock-in dan clock-out hanya dengan memindai kode QR yang terpasang di toko fisikmu.
Data jam masuk dan jam keluar tersebut akan dikirim secara real-time dan terintegrasi dalam satu aplikasi saja.
StaffAny juga menyediakan aplikasi absen karyawan gratis bagi kamu yang baru merintis bisnis, tetapi sudah memiliki karyawan yang cukup banyak.
Bagaimana cara mendapatkannya? Cukup gunakan Start Up Plan yang sudah mencakup fitur laporan absensi dan manajemen lainnya untuk bisnis barumu. Sistem ini akan membantu perkembangan bisnismu berjalan lebih mulus pada masa depan.
Ingin mengetahui lebih lanjut tentang Start Up Plan StaffAny? Langsung hubungi kami melalui WhatsApp untuk informasi lengkap dan jika kamu ingin mencoba aplikasi ini.
StaffAny tidak hanya tersedia untuk pengguna Android, tetapi tersedia pula di App Store sehingga bisa diakses oleh pengguna perangkat Apple. Buatlah sistem absensi karyawan di dalam bisnis kamu menjadi terintegrasi dan mudah dengan StaffAny!
